Digitale Partner für die Hausverwaltung

EDV ist in der Haus­ver­wal­tung nicht mehr weg­zu­den­ken. Spe­zi­el­le Soft­ware­lö­sun­gen beglei­ten und erleich­tern die täg­li­che Arbeit. Dipl.-Ing. (FH) Flo­ri­an Schweig­ho­fer, Geschäfts­füh­rer von Schweig­ho­fer Mana­ger-Soft­ware, erklärt im Inter­view, was Haus­ver­al­tungs­soft­ware kann, und wie man sie effi­zent ein­setzt.

Was sind die wich­tigs­ten Funk­tio­nen einer Haus­ver­wal­tungs­soft­ware?
Das reicht von der Ver­wal­tung der Pro­fes­sio­nis­ten bis zur Doku­men­ten­ver­wal­tung – die Soft­ware bie­tet Funk­tio­nen für den gesam­ten Jah­res­ab­lauf.

Den Grund­stock unse­res HAUS-MANAGERS bil­det die Erfas­sung der Objekt­stamm­da­ten, also wel­che Objek­te mit wel­chen Bestän­den ver­wal­tet wer­den. Auf die­sen Daten basie­ren dann die lau­fen­den Arbei­ten, das sind z.B. die lau­fen­den Vor­schrei­bun­gen an die Mieter/Eigentümer, die lau­fen­de Buch­hal­tung, Ver­wal­ten der Kor­re­spon­denz oder der Wert­si­che­rung der Mie­ten.
Bei­spie­le für das Auto­ma­ti­sie­ren sind z.B. das Ein­le­sen und Ver­ar­bei­ten von digi­ta­len Kon­to­aus­zü­gen oder das Anpas­sen von wert­ge­si­cher­ten Ver­trä­gen anhand indi­vi­du­el­ler Ein­stel­lun­gen (Anpas­sung nach Index mit Schwel­le usw.) Das letzt­ge­nann­te Bei­spiel hat auf­grund der lau­fen­den Infla­ti­on im letz­ten Jahr beson­ders an Bedeu­tung gewon­nen.

Wie kann mit digi­ta­len Lösun­gen die Kom­mu­ni­ka­ti­on mit Eigen­tü­mern und Mie­tern ver­ein­facht wer­den?
Ein Bei­spiel ist der auto­ma­ti­sier­te Ver­sand von lau­fen­den Vor­schrei­bun­gen und Abrech­nun­gen.

Wie funk­tio­niert digi­ta­le Kom­mu­ni­ka­ti­on und digi­ta­le Kor­re­spon­denz?
Digi­ta­le Kor­re­spon­denz heißt vor allem papier­lo­se Kor­re­spon­denz. Sehr viel Kor­re­spon­denz fin­det bereits digi­tal statt, z.B. per Mail, und vie­le Infor­ma­tio­nen wie Vor­schrei­bun­gen oder Ver­trä­ge wer­den digi­tal aus­ge­tauscht, z.B. als PDF. Der HAUS-MANAGER ermög­licht mit dem Modul Doku­ment­ver­wal­tung das Hin­ter­le­gen die­ser Doku­men­te im Sys­tem. So kön­nen z.B. Bil­der von Woh­nun­gen direkt beim Bestand hin­ter­legt wer­den oder Miet­ver­trä­ge direkt beim Bestand­neh­mer. Auch sämt­li­che ande­re Kor­re­spon­denz wie E‑Mails kön­nen als Doku­ment hin­ter­legt wer­den. Das spart nicht nur Papier, son­dern auch Zeit beim Wie­der­auf­fin­den die­ser Infor­ma­tio­nen.

Wie steht es mit der Akzep­tanz von digi­ta­len Kanä­len zur Kom­mu­ni­ka­ti­on bei Mie­tern und Eigen­tü­mern aus?
Die Akzep­tanz steigt und die Mög­lich­keit zum digi­ta­len Aus­tausch wird, vor allem bei jün­ge­ren Gene­ra­ti­on, bereits vor­aus­ge­setzt. Natür­lich gibt es Hemm­schwel­len. War­um soll­te man etwas umstel­len was bis jetzt immer funk­tio­niert hat? Beson­ders älte­re Men­schen sind noch an papier­ge­bun­de­ne Pro­zes­se wie z.B. den klas­si­schen Zahl­schein gewohnt.

Die Vor­tei­le der neu­en Kom­mu­ni­ka­ti­ons­we­ge kann man aber nur nut­zen, wenn sie auch ver­wen­det wer­den. Die ange­bo­te­nen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­pro­zes­se soll­ten im Vor­feld klar defi­niert sein und einen Mehr­wert bie­ten. Vie­le Haus­ver­wal­tun­gen gehen die­sen Weg bereits erfolg­reich. Somit steigt auch die Qua­li­tät der ange­bo­te­nen Leis­tun­gen, was wie­der­um zu höhe­rer Akzep­tanz führt.

Wie kön­nen exter­ne Dienst­leis­ter in das Sys­tem ein­ge­bun­den wer­den?
Der Haus­ver­wal­ter ist Emp­fän­ger von Daten, ver­ar­bei­tet die­se und gibt die­se wei­ter. Dazu gibt es im HAUS-MANAGER diver­se Schnitt­stel­len. Exter­ne Dienst­leis­ter sind Ban­ken (Export von Überweisungen/Lastschriften, Import von digi­ta­len Kon­to­aus­zü­gen), Steu­er­be­ra­ter (Export von Buchun­gen), Behör­den (Ein­rei­chung von Steu­er­erklä­run­gen an das Finanz­amt etc.) oder Ener­gie­dienst­leis­ter. Zu all die­sen Berei­chen gibt es Schnitt­stel­len, um das täg­li­che Arbei­ten effi­zi­en­ter zu machen.

Bei der Ent­schei­dung für eine Haus­ver­wal­tungs­soft­ware legt man sich für Jah­re auf ein Sys­tem fest. Was ist zu beach­ten, damit die­ses auch zukunfts­si­cher ist?
Die Fir­ma Schweig­ho­fer Mana­ger-Soft­ware gibt es seit 1989, seit damals hat sich in der IT eini­ges ver­än­dert. Man soll­te des­we­gen einen Part­ner wäh­len, der bereits viel Know-how gesam­melt hat und bewie­sen hat, anpas­sungs­fä­hig zu sein.

Schweig­ho­fer stellt sich die­ser Her­aus­for­de­rung seit über 30 Jah­ren erfolg­reich. Auch das Ein­ho­len von Infor­ma­tio­nen ande­rer Nut­zer der Soft­ware ist emp­feh­lens­wert, um her­aus­zu­fin­den ob die Soft­ware geeig­net ist.

Was ist in punc­to Flexibilität/Schnittstellen zu beach­ten?
Zu Beginn jeder Suche nach einer neu­en Soft­ware soll­te eine Auf­stel­lung erfol­gen, wel­che die Punk­te die neue Soft­ware kön­nen muss/soll/kann. Wel­che Berei­che sol­len abge­deckt wer­den? Wird die Haus­ver­wal­tungs­soft­ware zur rei­nen Objekt­ver­wal­tung genutzt? Wird die Buch­hal­tung sel­ber durch­ge­führt? Wird die Betriebs­kos­ten­ab­rech­nung sel­ber erstellt? – das sind nur eini­ge der auf­tre­ten­den Fra­gen.

Des­halb ist es uns wich­tig, mit jedem Inter­es­sen­ten die­se Punk­te durch­zu­spre­chen um ein maß­ge­schnei­der­tes Paket schnü­ren zu kön­nen. Durch den modu­la­ren Auf­bau des HAUS-MANA­GERs ist das mög­lich. Nach­dem kein Anwen­der dem ande­ren gleicht, ist es im HAUS-MANAGER zudem mög­lich, Aus­dru­cke, Lis­ten­an­sich­ten, Ein­ga­be­fens­ter, uvm. nach sei­nen eige­nen Wün­schen und Anfor­de­run­gen anzu­pas­sen.

Wel­che Vor­tei­le bie­ten Cloud-basier­te Lösun­gen?
Unse­re Cloud-basier­te Lösung fin­det nicht im Web-Brow­ser statt. Unse­re Cloud-Soft­ware ist in das Betriebs­sys­tem voll inte­griert und ver­bin­det dadurch die Vor­tei­le einer klas­si­schen Cloud-Lösung und einer her­kömm­li­chen Soft­ware. So kön­nen Sie die Zwi­schen­ab­la­ge, Dru­cker sowie Drag & Drop wie gewohnt nut­zen.

Gleich­zei­tig haben Sie die Sicher­heit, dass Ihre Daten sicher ver­wahrt wer­den. Der wich­tigs­te Vor­teil ist jedoch die Orts­un­ab­hän­gig­keit. Meh­re­re ört­lich getrenn­te Stand­or­te kön­nen mit der Cloud­lö­sung unkom­pli­ziert zusam­men­ar­bei­ten, auch das Arbei­ten aus dem Home­of­fice ist damit pro­blem­los mög­lich.

Wo und wie wer­den Daten gespei­chert? Was gibt es in punc­to Daten­si­cher­heit zu sagen, spe­zi­ell auch bei Cloud-Lösun­gen?
Die Daten wer­den in Öster­reich in zwei unab­hän­gi­gen Daten­cen­tern gespei­chert. Dadurch ist eine Aus­fall­si­cher­heit und gleich­zei­tig der Schutz der Daten gewähr­leis­tet. Der von uns gewähl­te Part­ner kann in die­sem Bereich über 20 Jah­re Erfah­rung vor­wei­sen.

Wie auf­wän­dig ist die Ein­schu­lung? Wel­che Rol­le spielt lau­fen­de Wei­ter­bil­dung bei den Nut­zern der Soft­ware?
Die Ein­schu­lung dau­ert in der Regel zwei Stun­den und erfolgt per Online­schu­lung oder nach Wunsch auch per­sön­lich vor Ort. Zusätz­lich steht den Anwen­dern unser Sup­port per Tele­fon, Fern­war­tung und E‑Mail zur Ver­fü­gung, um Fra­gen schnell und unkom­pli­ziert klä­ren zu kön­nen. Neben die­sen Punk­ten gibt es ein digi­ta­les, meh­re­re hun­dert Sei­ten star­kes Hand­buch, wel­ches alle Berei­che im Pro­gramm abdeckt und zusätz­lich noch zahl­rei­che Pra­xis­bei­spie­le beinhal­tet.

Ansons­ten bie­ten wir unse­ren Anwen­dern noch regel­mä­ßi­ge Web­i­na­re an, wel­che The­men­schwer­punk­te wie Betriebs­kos­ten­ab­rech­nun­gen oder effi­zi­en­tes Tele­ban­king beinhal­ten. Dadurch ist es mög­lich, den HAUS-MANAGER noch effi­zi­en­ter zu nut­zen.